Synkronisering Dyrehelseportalen og Mattilsynet
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Spesielt om
rapportering av sau
Forskrift
om melding av opplysninger om utleverte og brukte legemidler til dyr (ofte
kalt medisinforskriften eller VetReg-forskriften) pålegger veterinærene å rapportere inn all
medisinbruk (unntatt resepter) til Mattilsynet. Forskriften ble vedtatt i 2010,
men selve innrapporteringen av data var først mulig fra januar 2012. Fra
ProfVets programmer er dette mulig fra april 2012. Datatrafikken går via
Dyrehelseportalen.
Når du velger Internett-synkronisering
fra hovedmenyen, deretter Send data til
Dyrehelseportalen, sendes data til Dyrehelseportalen og videre til Mattilsynet
(og TINE).
OBS: Dyrehelseportalen
tar vare på dataene dine og videresender dem til alle rettmessige mottakere,
for tiden Mattilsynet og TINE. Når data er sendt til Dyrehelseportalen, har du
altså oppfylt din rapporteringsplikt.
OBS: Det vil
bli endringer i sendingene til TINE og Animalia. Vær oppmerksom på at de ulike
aktørene har ulike krav til dataene og til tidsfrister. Informasjonen i denne
hjelpen vil endres fortløpende.
Send data til Dyrehelseportalen (og Mattilsynet/TINE)
For at dataene skal kunne bli registrert hos
Mattilsynet, kreves det følgende innstillinger/tilganger/føringer:
1. Medisinen må
ha gyldig og korrekt varenummer (6-sifret kode fra SLV), dvs medisinregisteret
ditt må være oppdatert med medisiner innhentet fra SLV
2. Brukeren må
være registrert i Landbrukskatalogen med eget brukernavn (et fiktivt
produsentnummer), passord og mobiltelefonnummer. Ved aktivering av sendingen
kommer du til et innloggingsbildet der du må oppgi en kode mottatt på SMS til
din mobiltelefon. Innloggingen er gyldig i 24 timer. Du får automatisk nytt
innloggingsbilde når den gamle innloggingen ikke lenger er gyldig.
3. Kunden
(dyreeier) må være registrert med et
10-sifret produsentnummer (se kundearkiv). Hesteeiere behøver bare være
registrert med navn.
4. I
besøk/journal må følgende felt være utfylt med godkjente verdier:
Dyr: Gyldig
individnummer (opprinnelsesmerke fra 2013) eller gruppenavn hvis flokk.
Dyreart: Må
være et produksjonsdyr eller hest
Sjukdoms/diagnosekode: Gyldig
tre-sifret tallkode for B- eller C-sjukdommer eller Mattilsynets tre-bokstavkode
for D-sjukdommer.
Medisinbruk må
være ført i journalen med gyldige verdier for:
Medisinnavn
(indirekte varenummer fra SLV fra oppdatert medisinregister).
Mengde per dyr og
tilhørende enhet. Hvis dyret er en flokk,
oppgis antall dyr øverst i journalen.
Bruksområde
(Mattilsynets koder for A – F og S)
Siste
behandlingsdato.
Hvem som har
tilført medisinen – dyreeier eller dyrehelsepersonell.
Tilbakeholdelsesfrister
for produkter (kjøtt og egg) for produksjonsdyr, startnekt for hest.
Det må IKKE være
avmerket at medisiner er en resept – resepter rapporteres ikke! (les mer under
Journal -> Medisin eller Resept).
Hvis noe er
galt med dataene, returneres det en feilmelding fra Dyrehelseportalen, en
såkalt valideringsmelding, som du må håndtere på eget menyvalg (du ledes ditt).
Hvis du f.eks. har skrevet inn feil individnummer, må du finne fram dette
besøket og endre dyrenummeret (hvis det var feilskrevet). Hvis du er sikker på
at det er riktig nummer (typisk eksempel er kalver som ikke er innmeldt i
Husdyrregisteret), kan du avmerke for manuell kontroll (ta fram feltet ved å
høyreklikke på overskriftene i besøk). Ved neste sending vil registreringen
legges i et mellomlager og blir behandet manuelt. Data blir så lagt inn i
ettertid som betyr at din innrapportering om f.eks. avhorning blir registrert
når dyret er blitt registrert (innmeldt).
Sendingen til Mattilsynet
går via webservice og alle data blir tilgjengelige i Dyrehelseportalen umiddelbart,
deretter videresendt til Mattilsynet. Ved å gå inn på Dyrehelseportalen, velge
menyvalget "alle besøk", vil du se dine data som har kommet fra
ProfVet. Du vil etterhvert også kunne se dine egne data på Mattilsynets
nettsider.
Rapportering av sau
Avklaring
fra DHP om rapportering av sau:
Hovedregler
(gitt av DHP):
Storfe:
Eneste dyreart der rekkefølgen 8 - 4 siffer brukes (der 8 stammer fra
produsentnummeret og 4 fra individnummeret).
Geit
og sau: Håndteres likt: Det kan være 4 - 8 siffer, men dette er gammel standard
fra før 2010 for sau og finnes altså bare på gamle dyr. Fra
2010 er det 5 - 7 siffer som gjelder, der 5 er individnummeret som
starter med siste siffer i det årstallet dyret er født og de 7 sifrene er
dyreholdsnummeret, og altså ikke del av produsentnummeret.
Viktig
å vite: 8 - 4 godkjennes ikke for sau
og geit. 5 siffer godkjennes heller ikke.
Gris
– 4 - 8 (hvis merker finnes), ellers fritt fram å legge inn hva som helst
Hvordan
foregår kontrollen i Sanimalis og ProfVet Practice?
Reglene
for godkjenning settes av DHP. De meldingene du får hvis det er noe galt med
dataene dine, stammer altså fra DHP.
Derfor
skal det være slik at hvis en registrering er sendt vellykket fra Sanimalis
eller ProfVet Practice,
skal den også bli godkjent av DHP.
Nå
er det noen av våre brukere som melder om at noen registreringer ikke har blitt
godkjent. Så langt vi vet har disse tilfellene vært der rekkefølgen har vært
feil, altså 8 - 4 siffer (eller 7 - 5) er oppgitt, og denne rekkefølgen
godkjennes ikke av DHP. Hvis du kommer over flere slike tilfeller, ta
først kontakt med DHP for å få avklart hva som er feil, dernest ta kontakt med
vår support.
I
våre programmer hadde vi tidligere en funksjon der 5 siffer ble godkjent, men
denne funksjonen kan vi ikke lenger gå god for, ettersom vi ikke kan få testet
dette selv mot DHP-
Oppsummert: Det sikreste er å alltid oppgi 12 siffer i individnummeret på
sau og med bindestrek etter individnummeret. Dette er også riktigst i forhold
til journalforskriften.
Et eget
menyvalg gir oversikt over hva som er sendt, og hva som ikke er sendt med
informasjon om hva som er feil. Ved åpning av menyvalget kan du velge en
datoperiode. Det vil bli mange data her etter hvert. Du kan dobbeltklikke på en
linje for å komme til besøket med den tilhørende journalen. Du retter opp det
som er feil, og prøver å sende på nytt. Skjermbilde kan typisk se slik ut:
Bilde 1: Søk data i DHP
Tips for å få bedre oversikt:
Tips 1: Benytt deg av muligheten til å «Dra en
kolonneoverskrift hit for å gruppere etter valgte «kolonne» på denne måten: dra
kolonnen «levert» opp, se at visningen forandrer seg: Du får 2 noder helt vil
venstre: en for Levert = ja (denne er ikke så interessant ettersom her er alt i
orden) og en for levert = nei, som du kan åpne. Sorter så kolonnen
«leveringsstatus» slik at du får gruppert på ulike leveringsstatusene. Da er
det lettere å gå gjennom de som ikke er sendt.
Tips 2: Sjekk alltid hele lista og gå eventuelt bakover i
tid tid hvis du er usikker på om dataene dine er levert. Når det gjelder
produksjonsdyr er det bare en type informasjon som ikke skal leveres: Dyrehelsehjelp
der konklusjonen var at dyret er friskt og du ikke har brukt noen medisin,
f.eks. helseattest eller seksuell helsekontroll uten noen spesielle funn.
Når du prøver å
sende data, og noe er feil i henhold til kravene nevnt over, blir du ledet til
dette skjemaet. Her vil det ligge informasjon om hvilket besøk som blir avvist
pga feil og hva feilen består i. Her får du også mulighet til å sende inn et
dyr som blir avvist, hvis du er sikker på at du har rett. Du haker av for
«manuell kontroll» (dvs haken settes på automatisk) og du sender på nytt. Du
fortsetter til du har sjekket og fått fjernet alle besøkene som ligger i
lista (liste skal være tom). Det kan likevel være data som ikke er sendt og
disse finner du lettest på menyvalget «Hva
er sendt/ikke sendt DHP». Skjemaet valideringsfeil kan se slik ut:
Bilde 2: Valideringsfeil
Hvordan komme i gang med rapportering til
Mattilsynet?
1.
Gå
til System à Brukere – hent fram din bruker og
sjekk/legg inn ditt vetnr (4 siffer) og HPR-nummer (reseptID)(7 siffer) -
logg ut og inn igjen etter dette.
2.
Velg
et gammelt besøk som du ikke har rapportert inn data for eller lag et nytt
besøk. Gå til journalen eller lag ny en journallinje på et enkelt dyr (4
siffer), velg sjukdomskode og gå til journalen. Før inn de medisinene du brukte
på dette dyret ved å velge medisiner fra lista, legg på dose og sjekk/ajourføre
alle feltene. Hvis du ikke finner en medisin, må du gå til medisinregisteret og
hente inn denne via egen knapp.
3.
Aktiver
så «Internett synkronisering» - deretter valget «Send data til
Dyrehelseportalen» - følg anvisningen på skjermen (har du aldri rapportert via
Dyrehelseportalen må du registrere deg der, og det får du mulighet til gjennom
ProfVet). Du får en engangskode sendt til din mobiltelefon som du må oppgi for
å komme videre.
4.
Hvis
alt er korrekt i henhold til kravene (Krav til data ved synkronisering
Mattilsynet),
vil du få meldingen om at
alt er levert og i orden.
5.
Hvis
noe er feil (som er vanlig, særlig i starten), ledes du til et vindu der
feilene blir listet opp. Du må så gå til menyvalget «Hva er sendt/ikke sendt».
Her kan du dobbeltklikke på hver linje, komme rett til det aktuelle besøket og
rette opp det som er feil, for så å sende på nytt.
6.
Prøv
å sende ett og ett besøk om gangen i starten, slik at du blir kjent med de vanligste
feilene og lærer deg å rette opp disse.
7.
Når
du føler deg fortrolig med dette, kan du endre/lage journalforslag med medisin OBS:
hvis du legger medisin på gamle data bør du ikke bruke journalforslag med
priser – da får du nye regninger
8.
Sist,
men ikke minst: Ta kontakt med vår support hvis du ikke får sendt data. Dette
er testet i felten av flere brukere, og alt fungerer fint når alle
innstillinger og data er korrekte.