|
|
|
|
|
|
|
|
ProfVets programmer har komplett endringslogg over alle endringer som gjøres i alle skjemaer i hele programmet.
Journalforskriften
Hovedårsaken til at
ProfVet tok inn denne funksjonen i våre .Net-programmer er kravene i Journalforskriftens
§ 8 Retting ”Etter krav fra pasientens eier, eller av eget tiltak,
skal dyrehelsepersonellet rette feilaktige, mangelfulle eller utilbørlige
opplysninger eller utsagn i journalen. Retting skal være etterrettelig og skal
ikke skje ved at opplysninger eller utsagn slettes. Retting skal dateres og
signeres.”. Datering og
signering tilsvarer feltene ”Dato” og ”Bruker” nedenfor. Endringsloggen
understreker betydningen av korrekt innlogging noe som er en forutsetning for
at journalforskriften skal kunne oppfylles. Mattilsynet vil spørre om når du
sist endret denne journalen, og da kan du vise endringsloggen. I juridisk
sammenheng vil alltid en journal med få og i nær tid endringer være mer tillittvekkende,
enn ferske endringer på gamle journaler. Les mer om forskrifter og ProfVets
programmer her.
Endringsloggen finner du
under ”Søk”.
Bilde
1: Menyen SØK – med Endringslogg
Når du står i journalen må du først ha framme den journalen du vil se endringsloggen for (du må stå på «aktiv post»). Hvis du bruker ProfVet Practice og står i skjemaet «Besøk» må du dobbeltklikke på journallinja og gå til aktuell journal. Gå så til menyen «Søk» og velg «Endringslogg». Endringsloggen viser bare endringene for én journal om gangen. Ved aktivering av ”Endringslogg” vil du få opp selve endringsloggen som kan se slik ut:
Bilde 2: Endringslogg – tom logg dvs. ingen endringer (dette er meget sjelden!)
Hvis endringsloggen ikke viser noen linjer, har det ikke vært gjort endringer i den aktuelle journalen (den journalen du står på).
Hvis det er foretatt endringer, og det vil si alle endringer fra første gangs lagring av data i et felt, kan endringsloggen se slik ut. OBS: Det er helt vanlig å gjøre mange mellomlagringer mens man skriver en journal og før man anser seg for ferdig med journalen samme dag. Alle disse registreres som enderinger. Det betyr at det ofte kan være mange poster i endringsloggen på samme dato som journaldatoen:
Bilde 3: Endringslogg – med endringer i aktiv
post i journal.
Øverst i høyre hjørne i endringsloggen vises noen søkefelt som ennå ikke er aktivert.
Overskriften ”Endringslogg for aktiv post i < det skjemaet du står i >” gir informasjon. Aktiv post betyr aktiv journal, altså en journalen du har framme.
Kolonnene som vises om endringen er disse:
Dato: Dette er datoen for endringen, altså når endringen ble gjort av bruker
Bruker: Den brukeren som gjorde endringen. Korrekt innlogging er en forutsetning!
Felt endret: Her står navnet på del av et skjema + feltnavnet. Flere feltnavn vises dette på engelsk, og kan være vanskelig å forstå. Ta kontakt med ProfVet for avklaring.
Gammel verdi: Det som stod i feltet angitt i kolonnen ”Felt endret”, og som man altså ikke ser lenger når man står på den aktive posten.
Ny verdi: Det som nå står i feltet angitt i kolonnen ”Felt endret” og som vises på aktiv post. Hvis det står «slettet» her, er posten borte.
Alle endringer i alle felt på hver journallinje vil vises i loggen som derfor kan bli veldig detaljert. Tipset er å se på datoen for å se hva som er endret samtidig. Du kan også dra opp feltet dato (dra en kolonneoverskrift hit for å gruppere etter valgte kolonne). Se eksempler på endringer endringer nedenfor. Endringsloggen vil kunne bli veldig lang og med masse detaljer. Ta kontakt med ProfVet for å avklare hva de ulike feltene betyr eller å få ut informasjon. Eksempler på endringer
Annen
bruk
Når vi først laget et
opplegg for å tilfredsstille journalforskriften, lagde vi dette like godt for
hele programmet. Det kan være veldig praktisk å se hvem som har rettet hva,
ikke minst når uønskede endringer er foretatt. Dette er et nyttig verktøy for
klinikkeiere som ønsker å drive målrettet opplæring av nyansatte eller overvåke
det som skjer på klinikken. Endringsloggen finner du under ”Søk". Vær
oppmerksom på at bare noen skjemaet har dette menyvalget, men det betyr ikke at
endringslogg ikke finnes. Ta kontakt med ProfVet for å sjekke endringsloggen
eller få ut data fra skjemaer som ikke har denne visningen for deg som bruker.
En typisk avhorningsjournal kan se slik ut:
Kommentar: Journalen er fra 29.05.14, faglig ansvarlig er Marit Lund Nordhaug, eier er Onarheim Fellesfjøs og dyret er 122307250428 av arten storfe. Alder vises som 6 måneder i dag (beregnet dato ved føring av journaler). Dyret er født 23.03.14 og det kan du se i kundearkivet. Journalen har ført anamnese, undersøkelse, diagnose og medisinrbruk. Behandling er ikke ført og journalen har ingen vedlegg. Medisinbruken er ikke innrapportert til Dyrehelseportalen (det skyldes nok at den siste medisinlinja mangler dose og tilbakeholdelsesfrister).
En rask måte å finne ut når denne journalen faktisk er ført på er å ta fram feltene for registrert dato i de enkelte delene av journalen på denne måten:
Kommentar: Anamnese, undersøkelse, diagnose og medisin er registrert 29.05.14 og gjelder for 29.05.14.
Endringsloggen for denne journalen ser slik ut i dag (dato = 27.09.14):
Kommentar: Normal visning av en journal uten endringer. Det ser ut som det har vært en endring i dyrnummer, men denne initielle visningen (på samme tidspunkt som journalen ble laget) skyldes en intern lagringsmåte der journalen lagres noen sekunder før dyret, og det ser da ut som en endring. GUID er en unik referanse på dyret som brukes ved sammenlikning av dyr i ulike databaser. Det som vises her er altså IKKE en relevant endring. Denne endringsloggen viser ingen endringer.
Vi skal nå gjøre endringer i journalen og se hvordan endringsloggen endrer seg:
Endring i anamnese (undersøkelse eller behandling er prinsippielt likt):
Journalen har fått mer tekst i anamnesefeltet.
Kommentar: Anamnesen er endret i ettertid. Det framkommer ikke av journalen at informasjon er lagt til.
Endringsloggen viser endringen slik:
Kommentar: Endringsloggen har fått en ny linje med informasjon om når endringen fant sted, hvem som endret, hvilket felt som er enrdet, hva gammel verdi var og hva ny verdi er (siste er det som synes i journalen). Her er det lett å se at anamnesen er endret.
Endring/sletting av diagnose:
Diagnosen avhorning er slettet, og ny diagnose lagt til.
Kommentar: Avhorningslinja er borte (det synes ikke). Den nye diagnosen er registrert i dag (det kan man altså se ved å ta fram feltet registrert), men den ment å gjelde for 29.05.14 som er journalens dato.
Endringsloggen viser endringen slik:
Kommentar: Endringsloggen har fått flere nye linjer: Sletting av diagnosen «avhorning» gir hele 8 linjer, alle med ny verdi = slettet. Vi ser ingen ting om den nye diagnosen «navlebetennelse» ettersom den bare er nyført, ennå ikke endret.
Endring/sletting av medisin:
Som vi ser i vårt eksempel mangler det en dosering på Terramycin. Vi legger inn dose og tilbakeholdelsesfrister:
Kommentar: Det forhold at dose og tilbakeholdelsefrister er lagt på i ettertid framkommer ikke av journalen.
Endringsloggen (blir stadig lengre) og viser endringen slik:
Kommentar: Endringsloggen har fått 3 nye linjer for endringene av den ene medisinlinja (markert i blått og de to over). Gammel verdi var blank, og har nå fått nye verdier.
Hvis jeg nå i stedenfor sletter føringen med Terramycin, fjerner diagnosen for navlebetennelse og legger inn en ny diagnose for avhornng (fordi kalven var blitt litt for gammel for normal avhorning) vil journalen se slik ut:
Kommentar: Dette ser ut som en uendret journal, bortsett fra at diagnosen er registrert lenge etter journaldatoen.
Hvis man sjekker endringsloggen nå vil man se at her har det vært mange slettinger (loggen blir så lang at man ikke får alt i samme skjermbilde):
Kommentar: Det er veldig tydelig at mye er slettet, men det er mange detaljer.
Når endringsloggen blir veldig lang kan man få bedre oversikt ved å sortere på dato eller felt ved å dra opp overskriftene på denne måten. Da ser man raskt hvilke datoer det er foretatt endringer på:
Kommentar: Med denne visningen blir det lettere å se når endringer er gjort.
Til slutt tar vi med hvordan det ser ut når medisin er innrapportert til DHP:
Kommentar: Feltet Sendt DHP får dato og klokkeslett
Endringsloggen lagrer dette som en endring i medisin:
Kommentar: Bilde viser bare de siste endringene: Hver medisin merkes med dato og en besøksID (som kommer fra Dyrehelseportalen). I tillegg ser vi at det har vært en melding om at dyret ikke finnes hos Mattilsynet, men er godkjent av veterinæren og sendt inn (det som kalles manuell kontroll).
Endringer i journaldato, eier og dyr på en ført journal er omtrent ikke mulig i ProfVets programmer, heller ikke å slette en journal. Derfor vil slike endringer være sjeldne å se i endringsloggen.