|
|
|
||||
|
|
|
|
Faktura er en
regning som har blitt en faktura, dvs fått et fakturanummer som starter med
prefikset I for Invoice (en). Fakturaen beholder sitt regningsnummer som har
prefiksen B for Bill (en). En faktura har altså to unike identifikatorer:
Regningsnummer (Bill nummer) og Fakturanummer (Invoice nummer). Begge er
søkbare i skjemaet Søk regning.
Skrive en faktura
kan gjøres på to måter og steder i programmet:
-
enkeltfaktura gjøres i selve regningen via knappen ”faktura” . Du får laget en
faktura av den regningen du står på. Les mer i Hjelp à Regning.
- samlefaktura
via menyvalget ”Skriv faktura” . Dette
valget ligger på menyen Daglig drift à Økonomià Skrive faktura. Denne handlingen,
altså det å skriv samlefaktura, kalles ofte ’fakturering’ og omtales nedenfor.
KID er
valgfritt å bruke i ProfVets programmer, men det er helt klart å anbefale.
KID i ProfVets
programmer er på 13 tegn og består av:
kundenummer (7) + programtype (1) +
løpenummer (4) + kontrollsiffer (1).
Beregning av kontrollsiffer gjøres med
Modulus 10.
Du må ha
opprettet egen konto i banken og avtale med BBS før du kan starte med KID. Se om
KID
– oppstart lenger
ned.
Når du
aktiverer menyvalget ”Skriv faktura” kommer du til et skjembilde der aktuelle
regninger for en periode kan søkes fram og deretter skrives ut. Det er bare
regninger som har status ”lukket” som kan faktureres på denne måten. Et eget
valg i skjemamenyen gir mulighet for å sette alle åpne regninger som lukket,
slik at de kan faktureres samlet. Aktiver knappen ’søk’ for å få liste over
aktuelle regninger. Hvis det er flere lukkede regninginger på samme kunde, vil
disse komme med på samme faktura. Les mer om regningsstatuser i Hjelp à Regning.
Hvis du
angrer en fakturering, kan du foreta en annulering av faktura – menyvalget er
like tilhøyre for ”skriv faktura”. Du bør ikke annullere fakturaer som er sendt
ut til kunder, da bør kreditnota benyttes i stedet. Annullere faktura brukes
oftest når detblir noe feil med selve utskriften, at treffet på girodelen ikke
er bra nok eller at man oppdager andre mangler i f.eks. headingen på fakturaene
eller at det er noe feil i selve fakturabeløpene.
Purring og
evt. inkasso kan du gjøre selv i programmet (som beskrves her), eller du kan
sette det bort til et betalingsoppfølingsfirma som f.eks. Ikas Kredittsystemer
(se menyvalget Ekport av data).
For å kunne
skrive purringer, må det stå 1 eller 2 i feltet for Antall purringer før
inkassovarsel i System – Generelt, fanen Purringer:
Du finner du
det under Daglige rutiner – Skriv purring:
Du får opp
dette skjemaet:
I øverste
feltet velger du om det er 1. eller 2. gangs purring du vil skrive og får opp
en liste over potensielle. I feltet Skriv til høyre for hver linje merker du
med grønn hake de du vil lage purring på og rødt kryss på de
du vil vente med. Klikk på Skriv purringer.
Søk faktura
Søk regning
gir mulighet for søk etter regninger som er fakturert. I feltet ”faktura”
skriver du inn ”I%” som betyr søk på alle fakturaer med prefikset ”I” (som alle
fakturaer har). Du begrenser søket ved å angi en datoperiode eller ved å velge
andre utvalgskriterier..
1. Regnskapsklient – aktivere KID på
faktura
OCRkonto må
opprettes i banken. Dette kontonummeret registreres på riktig
regnskapsklient i skjemaet
Regnskapsklienter (System à
Regnskapsklienter – søk fram riktig klient). I høyre del av skjermbildet legges
kontonummeret inn som Gironummer (med mellomrom), forhåndsvalgt konto avmerkes
og OCR avmerkes på denne måten:
Bilde 1:
Regnskapsklient, gironummer informasjon
Når OCR
avmerkes vil den neste fakturaen som skrives ut for denne klienten få KID.
KID i ProfVet er på 13 tegn og består av:
kundenummer (7) + programtype (1) +
løpenummer (4) + kontrollsiffer (1).
Beregning av kontrollsiffer gjøres med
Modulus 10.
OBS! Ettersom avtalen med BBS neppe er
godkjent på dette tidspunktet, bør ikke vanlige fakturaer skrives ut før
testgiroene er sendt inn og godkjent. Rent praktisk betyr dette at: Denne
innstillingen (OCR på) bare skal stå på nå mens testgiroer skal skrives ut.
Etterpå settes den av – til avtalen med BBS er godkjent.
2. Testfakturaer – lage og skrive ut
- opprett en
testkunde i kundearkivet. Gå til skjemaet Regning.
- velg
testkunden i feltet (i høyre hjørn av skjemaet).
- aktiver
knappen ”Ny” (til venstre på menylinja).
- aktiver
valget ”Rediger” (til venstre, midt i skjemaet).
- skriv inn
en linje med dato, valgfri tekst, antall, konto lik honorar og sett inn et tall
i kreditfeltet. Tallet må være mellom
10 og 1.000.000 (se info fra BBS).
- aktiver
knappen Lagre slik at du får lagret en regning (du får regningsnummer).
- aktiver så
knappen ”Faktura” (stor knapp nederst til høyre) og du får opp fakturaen i
forhåndsvisning. Denne skal nå ha fått KID foran beløpsfeltet på girodelen. Du
kan se det på forhåndsvisningen. Den kan se slik ut:
Bilde 2: Faktura –
girodelen
- legg inn
originale gule giroer i skriveren – riktig vei
- aktiver
utskriftssymbolet (nr. 3 fra venstre) og sjekk hvordan girodelen treffer på
giroen (se veiledning fra BBS nedenfor). Det enkleste sjekkpunktet er om
kontrollsifferet (mellom beløpet og kontonummeret) treffer midt i parentesen.
Menylinja i
forhåndsvisning ser slik ut:
Bilde 3: Forhåndsvismeny
– venstre del
3. Leselinjen (med KID og beløp)
treffer ikke på giroen
Hvis ikke
leselinjen treffer, kan utskrifte justeres via utskriftsformat (page setup).
Alle skrivere er litt forskjellig justert, så dette problemet kan oppstå første
gang.
Ta ny
forhåndsvisning og aktiver utskriftslayout (nr. 4 fra venstre). Du får dette
bildet:
Bilde 4: Utskriftsformat
– de aktuelle verdien gir utskrift som i
bilde 5..
Hvis det er høyden på leselinjen som ikke treffer,
må feltet Bunn (Bottom) justeres opp eller ned. Noter ned hvilken verdi du har,
og prøv deg fram.
Hvis det er sidelengs leselinjen ikke treffer må du prøve venstre eller høyre
marg. Noter ned hvilke verdier du har og prøv deg fram.
Når du har
fått utskriften til å treffe, er innstillingene korrekt. Disse blir ”husket” av
programmet på den maskinen og den skriveren du brukte akkurat nå. Samme
prosedyre må altså gjentas hvis det skal skrives ut fakturaer fra flere
PCer til samme skriver (eller til
eventuelle andre skrivere).
Bilde 5: Faktura –
girodelen skrevet ut på original giroblankett. Leselinjen treffer perfekt.
Hvis du synes
treffet på utskriften er bra, må du lage 19 nye fakturaer med forskjellige
beløp og skrive ut på originale giroer. Du kan bruke samme testkunde eller en
annen kunde. Noter opp den fakturaserien du får, ettersom disse etterpå må
annuleres eller nullstilles.
OBS: Helt til slutt: ta bort haken for
OCR på regnskapsklienten mens du venter på godkjenning fra BBS.
Fremgangsmåte ved oppstart (fra BBS)
- Ca 20 fullstendig utfylte
originale giroer med forskjellig KID og beløp / faktura med KID, eller
elektronisk KID – sendes BBS
- Benyttes det kun faktura må
oppsettet endres slik at den ikke kan forveksles med giroen.
- Beløp må være over kr 10,- og
under kr 1 000 000,-
- Kontrollsiffer på beløp regnes ut
i modulus 10, både kroner og ører skal være med i utregningen. Midtstilles
i klamme < 1 >
- Godkjente skrifttyper er: ISO OCR
B-font size 1 eller tilnærmet
OCR B-font, Courier, Courier New 10 og
12 punkt, Arial 10 punkt og
Times New Roman 10 punkt
- Produksjonstest gjennomføres og
godkjennes av BBS
- Forsendelsen merkes ”test” og
sendes: BBS v/Testgruppen 0045 Oslo
- Ytterligere informasjon om
tjenesten finnes på www.bbs.no
Ved behov for
ytterligere bistand vedrørende testing, ta kontakt med Testgruppen på telefon:
22 89 89 89 eller e-post: testgruppen@bbs.no
PS!
Bildet av
giroen viser plassering av feltene korrekt i leselinjen. Feil plasserte felt gjør det vanskelig å gjennomføre
test – og prosessen vil bli forsinket.
OBS, OBS: Bildet av giroen viser plassering av feltene i
Leselinjen. Feil plasserte
felter gjør at vi ikke kan kjøre test og vil forsinke
prosessen med flere dager
Bilde 6: Faktura –
girodelen. Eksempel fra BBS.
OBS: Kontonummer på
vedl. Giro over er ikke gyldig